AVTAL mellan SIFFROR och KUND:

1. INLEDNING

1.1 Detta uppdragsavtal med bilagor (tillsammans kallade ”Avtalet”) ingås mellan SIFFROR Sverige AB med organisationsnummer 556999–2356 (nedan kallad ”SIFFROR”) och den näringsidkare/juridiska person som anlitar SIFFROR (nedan kallad ”Kunden”). Kunden och SIFFROR är nedan gemensamt refererade till som ”Parterna” och var för sig som ”Part”.

1.2 Dessa avtalsvillkor ersätter eventuella tidigare versioner av avtalsvillkoren och gäller för samtliga uppdrag avseende redovisningstjänster, så som löpande bokföring, momsredovisning, bokslut, deklarationer, årsredovisningar, enklare rådgivning och övriga diverse redovisnings-, ekonomi- och administrationsuppgifter, som SIFFROR åtar sig att utföra, samt eventuellt tidigare har utfört, för Kundens räkning enligt överenskommelse mellan Parterna (”Uppdraget”).

2. SIFFRORs ANSVAR OCH ÅTAGANDE

2.1 SIFFROR ansvarar för och åtar sig att:
    a) utföra Uppdraget med sådan skicklighet och omsorg som följer av tillämpliga lagar, förordningar samt föreskrifter och i enlighet med god redovisningssed;
    b) bemanna Uppdraget med medarbetare på ett sådant sätt att åtagandet enligt punkten 2.1.a) ovan uppfylls. I det fall SIFFROR anlitar underkonsulter för Uppdragets utförande, ansvarar SIFFROR för underkonsultens arbete som för sitt eget;
    c) utföra Uppdraget i enlighet med de vid tidpunkten för utförandet av Uppdraget gällande regelverken samt baserat på den då rådande tolkningen av tillämpliga lagar, förordningar och rättspraxis;
    d) tillhandahålla en kontaktperson för Kunden inom avtalstiden, och SIFFROR förbehåller sig rätten att vid behov byta kontaktpersonen; och
    e) för sin egen räkning, bevara dokumentation av utfört arbete inom och efter avtalstidens fram till dess att SIFFROR beslutar att underlaget ska gallras.

3. KUNDENS ANSVAR OCH ÅTAGANDE

3.1 Kunden ansvarar för och åtar sig att:
    a) tillhandahålla korrekta kontaktuppgifter till SIFFROR inom avtalstiden hänförliga till Kunden och dennes företrädare, såsom telefonnummer och e-postadress, och ska meddela ändringar via e-post utan dröjsmål;
    b) inte skicka information eller material som innehåller integritetskänsliga personuppgifter via e-post (såsom personnummer eller bankuppgifter), om det är möjligt att undvika. Om SIFFROR emottar e-post som innehåller integritetskänsliga eller känsliga personuppgifter, kan e-posten komma att raderas efter att nödvändiga personuppgifter har flyttats till annan lämplig plats;
    c) omedelbart informera SIFFROR om förändringar i ägarförhållanden som resulterar i att Kunden får en ny ägare, företrädare eller verklig huvudman, blir intresseföretag eller nära associerad enligt definitionen i tillämplig redovisningslagstiftning;
    d) omedelbart informera SIFFROR om Kundens avsikt att notera sina överlåtbara värdepapper på en reglerad marknad eller en multilateral handelsplattform (MTF) utanför Sverige;
    e) fullt ut ta ansvar för sitt och sina medarbetares agerande, inklusive eventuell underlåtenhet att agera, och samtliga beslut som fattas av Kunden och de effekter dessa beslut kan ha (oavsett de rekommendationer SIFFROR har lämnat);
    f) utan onödigt dröjsmål tillhandahålla all information/underlag som krävs för att SIFFROR ska kunna fullgöra Uppdraget och ska säkerställa att informationen är korrekt. Om Kunden inte lämnar in underlaget i tid, kan det uppstå förseningar och vid sådana fall ansvarar Kunden för eventuella förseningsavgifter. Kunden bär även fullt ansvar för allt fysiskt underlag som skickas eller lämnas till SIFFROR samt för elektroniskt underlag som skickas till SIFFROR och/eller tredjepartstjänster som används inom Uppdraget (exempelvis Fortnox). SIFFROR verifierar inte aktivt den tillhandahållna informationen eller materialet;
    g) ta självständigt ansvar för sin egen redovisning och rapportering mot myndigheter och utomstående, inklusive att betala skatter och andra avgifter för Kundens verksamhet, samt att säkerställa att Kundens verksamhet följer gällande lagar och regler. Även om SIFFROR ansvarar för att utföra Uppdraget i enlighet med överenskommelserna, innebär detta inget bestyrkande av Kundens redovisning;
    h) upprätthålla en adekvat försäkring inom avtalstiden för att täcka eventuella förluster eller skador som kan uppstå till följd av händelser inom avtalstiden, inklusive men inte begränsat till problem relaterade till tredjepartstjänster som används av SIFFROR och/eller Kunden i samband med Uppdragets utförande;
    i) ta del av och vid behov agera på den information som skickas till Kunden av SIFFROR;
    j) självständigt och på egen bekostnad ansvara för att arkivera och bevara fysiska och digitala/elektroniska handlingar och annat material, inklusive det som skickas till Kunden av SIFFROR, vilket omfattar men inte är begränsat till räkenskapsinformation; och
    k) genomföra säkerhetskopiering av all data relaterad till sin verksamhet, inklusive arbete utfört av SIFFROR och räkenskapsinformation. Kunden ansvarar för att via e-post, om så önskas, begära att SIFFROR överför säkerhetskopior av data registrerad i tredjepartstjänster som används inom ramen för Uppdragets utförande. Även om SIFFROR och/eller tredjepartstjänsterna tillhandahåller visst säkerhetskopieringsstöd som en extra skyddsåtgärd, utgör detta inte en del av avtalade tjänster och SIFFROR garanterar inte fullständigt skydd mot dataförlust. Det yttersta ansvaret för att säkerställa korrekt säkerhetskopiering och lagring ligger hos Kunden, som rekommenderas att implementera egna rutiner för detta ändamål. SIFFROR ansvarar inte för eventuell dataförlust som uppstår på grund av bristande säkerhetskopiering från Kundens sida.

3.2 Kunden bär fullt ansvar för alla aktiviteter som utförs av Kunden och dennes medarbetare. Detta ansvar omfattar även eventuella avtalsbrott som begås av Kunden eller dennes medarbetare mot SIFFRORs eller någon tredje parts avtalsvillkor. Kunden ska ersätta och hålla SIFFROR skadeslös från alla skador, förluster, krav (inklusive tredje parts krav som riktas mot SIFFROR), kostnader och utgifter (inklusive rättegångs- och ombudskostnader) som orsakas av eller uppstår i samband med Kundens eller dennes medarbetare aktiva handlingar, underlåtenhet att agera, eller överträdelser mot SIFFRORs eller tredje parts avtalsvillkor, tillämplig lag eller tredje parts rättigheter.

4. AVTALSTID OCH UPPSÄGNING

4.1 Avtalet gäller tills vidare, utan krav på uppsägningstid från vare sig SIFFROR eller Kunden. Den Part som säger upp Avtalet bestämmer tidpunkten för Uppdragets upphörande.

4.2 Uppsägning ska ske via e-post för att vara giltig.

4.3 Kunden är skyldig att betala SIFFROR det arvode, utlägg och övriga kostnader som SIFFROR har rätt till enligt Avtalet fram till dagen för Uppdragets upphörande.

5. ARVODE, BETALNINGSVILLKOR M.M. 

5.1 Arvode
    5.1.1 Ersättning för Uppdraget sker i enlighet med SIFFRORs vid var tid aktuella prislista (www.siffror.se/priser).
    5.1.2 SIFFROR har även rätt till ersättning från Kunden för tillämplig mervärdesskatt på arvodet samt eventuella övriga utlägg och kostnader relaterade till Uppdraget (exempelvis, men inte uteslutande, ansöknings- och registreringsavgifter).

5.2 Prisjustering
    5.2.1 SIFFROR har rätt att när som helst justera sina priser. Eventuell prisjustering ska kommuniceras till Kunden före tillämpning.

5.3 Betalningsvillkor
    5.3.1 Vanligtvis fakturerar SIFFROR sitt arvode till Kunden kvartalsvis med trettio (30) kalenderdagars betalningsvillkor, baserat på utfört arbete och genomförda utlägg under det passerade kvartalet, såvida inte annat överenskommits.
    5.3.2 Utan hinder av punkten ovan, förbehåller sig SIFFROR rätten att närsomhelst fakturera Kunden för redan utfört arbete och genomförda utlägg, med ett betalningsvillkor och förfallodatum som fastställs av SIFFROR vid varje enskilt faktureringstillfälle. Detta tillämpas främst i de fall där omfattande arbete utförs och SIFFROR bedömer att det är nödvändigt för att undvika en alltför stor skuld.
    5.3.3 Om Kunden har anmärkningar mot av SIFFROR utfärdad faktura, ska dessa framföras till SIFFROR via e-post inom åtta (8) kalenderdagar från fakturans utfärandedatum. Efter denna period förfaller Kundens rätt att invända mot fakturan.

5.4 Betalningsdröjsmål
    5.4.1 Om Kunden inte betalar en förfallen ostridig faktura från SIFFROR i rätt tid, har SIFFROR rätt att:
    a) debitera dröjsmålsränta enligt räntelagen (SFS 1975:635) från förfallodagen till dess att betalningen fullgjorts, samt påminnelseavgifter och inkassoavgifter enligt lag;
    b) omedelbart avbryta allt pågående arbete och införa arbetstopp tills dess att fullständig betalning har mottagits av SIFFROR; och
    c) hålla inne all Kundens bokföringsdata, inklusive men inte begränsat till SIE-filer, bokföringsrapporter och eventuell tillgång till tredjepartstjänster som SIFFROR använder för att tillhandahålla sina tjänster och utföra Uppdraget (exempelvis Fortnox), tills dess att fullständig betalning har mottagits av SIFFROR.
    5.4.2 Under den tid arbetstopp föreligger enligt punkt 5.4.1.b) ovan, är SIFFROR befriad från allt ansvar för eventuella följder av arbetsstoppet, såsom förseningar eller andra kostnader och skador som uppstår för Kunden.
    5.4.3 SIFFROR ansvarar inte heller för några eventuella konsekvenser, kostnader, skador eller förluster som kan uppstå för Kunden till följd av att bokföringsdata hålls inne i enlighet med punkten 5.4.1.c) ovan.
    5.4.4 Kunden godkänner att SIFFROR har rätt att vidta de åtgärder som nämns i detta avsnitt vid Kundens betalningsdröjsmål och avstår från att framställa krav eller anspråk mot SIFFROR till följd av sådana åtgärder.

6. SEKTRETESS

6.1 Vardera Part förbinder sig att inte lämna konfidentiell information om Uppdraget till utomstående, inte heller information om den andra Partens verksamhet och angelägenheter, utan den andra Partens skriftliga godkännande, med undantag för vad som följer av punkten 6.3 nedan. SIFFROR äger dock rätt att lämna konfidentiell information, i den mån det är nödvändigt för att Uppdraget ska kunna utföras. SIFFROR svarar för att eventuella underkonsulter är bundna av denna sekretessförbindelse. Sekretessförbindelsen gäller inom avtalstiden och fortsätter att gälla även efter att Uppdraget har upphört.

6.2 Med ”konfidentiell information” avses all information, i muntlig, skriftlig eller elektronisk form, av teknisk, ekonomisk eller kommersiell art som utväxlats mellan Parterna i samband med Uppdraget eller som någon av Parterna på något annat sätt får kännedom om med anledning av Uppdraget, med undantag för information som:
    a) är allmänt känd eller kommer till allmän kännedom på något annat sätt än genom brott mot sekretessförbindelsen ovan;
    b) en Part har mottagit från tredje man som inte är bunden av sekretessförbindelsen ovan;
    c) mottagande Part självständigt tagit fram eller redan känner till.

6.3 Parterna har rätt och ibland skyldighet att lämna konfidentiell information till tredje man om det följer av tillämplig lag, professionell skyldighet eller myndighetsbeslut. Vidare har SIFFROR rätt att lämna konfidentiell information till:
    a) sina försäkringsbolag eller juridiska rådgivare inför eller i samband med ett rättsligt förfarande, i den mån det är nödvändigt för att SIFFROR ska kunna tillvarata sina berättigade intressen; samt
    b) en aktör som anlitas av SIFFROR i syfte att exempelvis utföra Uppdraget för SIFFRORs räkning, i administrativa syften, kontrollera SIFFRORs eventuella krav på opartiskhet och självständighet samt utföra kvalitetskontroller och övriga risk management-åtgärder.

7. UTKAST OCH MUNTLIGA RÅD

7.1 De utkast till dokument som SIFFROR tillhandahåller Kunden utgör inte SIFFRORs slutgiltiga ställningstagande. Om Kunden i något avseende har förlitat sig på ett utkast, kan SIFFROR inte hållas ansvarig för eventuella skador som kan uppkomma på grund av detta.

7.2 Både under genomförandet av Uppdraget och vid begäran av Kunden, kan SIFFROR tillhandahålla muntliga svar på direkta frågor eller på annat sätt ge informella kommentarer, exempelvis i samband med telefonsamtal eller videomöten. Eftersom detta kan innebära snabba kommentarer till komplexa problem där SIFFROR inte har tillgång till all nödvändig information, tar SIFFROR inte något ansvar förrän det muntliga svaret eller kommentaren skriftligen har bekräftats.

8. BEHANDLING AV PERSONUPPGIFTER

8.1 Vardera Parten ska behandla personuppgifter i enlighet med tillämplig dataskyddslagstiftning, inklusive EU:s allmänna dataskyddsförordning 2016/679 (”GDPR”).

8.2 SIFFROR behöver samla in och behandla vissa personuppgifter, såsom namn och kontaktuppgifter tillhörande Kundens företrädare, för att bland annat kunna ingå och fullgöra Avtalet, uppfylla SIFFRORs rättsliga förpliktelser, informera Kunden om nyheter och erbjudanden med mera. SIFFROR är personuppgiftsansvarig för behandlingen av dessa personuppgifter när SIFFROR bestämmer hur och varför personuppgifterna ska behandlas. Mer information om SIFFRORs behandling av personuppgifter i egenskap av personuppgiftsansvarig finns att läsa i SIFFRORs dataskyddspolicy via följande länk: www.siffror.se/dataskyddspolicy.

8.3 När SIFFROR utför Uppdraget, såsom ekonomi- och löneuppdrag, och i samband med detta behandlar personuppgifter för Kundens räkning, agerar Kunden som personuppgiftsansvarig och SIFFROR som personuppgiftsbiträde. Därför ingår Parterna ett personuppgiftsbiträdesavtal med varandra i enlighet med GDPR (Bilaga: Personuppgiftsbiträdesavtal), som finns att läsa via följande länk: www.siffror.se/personuppgiftsbitradesavtal.

9. IMMATERIELLA RÄTTIGHETER

9.1 SIFFROR behåller äganderätten till alla immateriella rättigheter som ägs eller har utvecklats av SIFFROR. Kunden har endast rätt att använda sådana immateriella rättigheter för att tillgodogöra sig resultatet av Uppdraget. Eventuell annan användning eller spridning av arbetsmaterialet är strikt förbjuden.

9.2 Ingen av Parterna får använda den andra Partens varumärken, logotyper eller andra kännetecken utan uttryckligt och skriftligt samtycke.

10. KONTROLLER OCH RISKANALYSER

10.1 I samband med eller vid antagandet av Uppdraget, samlar SIFFROR in och behandlar personuppgifter såsom för- och efternamn, kontaktinformation, personnummer samt eventuella identifieringsdokument tillhörande kundens företrädare och verkliga huvudmän. Detta görs för att följa gällande lagstiftning avseende bland annat kundkännedom (KYC), PEP-kontroll, kontroll av sanktionslistor, riskanalys enligt lagen (2017:630) om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism samt annan relevant reglering som kräver sådan identifiering och kontroll. SIFFROR behåller även relevant dokumentation för dessa ändamål.

10.2 Om misstankar om penningtvätt eller finansiering av terrorism uppstår är SIFFROR skyldig att rapportera misstankarna till Polismyndigheten/Finanspolisen utan att informera Kunden om detta. SIFFROR kan inte hållas ansvarig för eventuell skada som Kunden lider, vare sig direkt eller indirekt, till följd av att SIFFROR fullgör sin lagstadgade skyldighet.

11. ANSVARSBEGRÄNSNINGAR OCH FRISKRIVNINGAR

11.1 Part är befriad från påföljd för underlåtenhet att fullgöra sina förpliktelser enligt Avtalet, om genomförandet av förpliktelsen hindras eller väsentligt försvåras av omständigheter utanför Partens kontroll (t ex myndighetsåtgärder, epidemi, pandemi, krig, mobilisering, förstärkt försvarsberedskap, arbetsmarknadskonflikt, naturkatastrof, avbrott i allmänna kommunikationer, avbrott i den allmänna energiförsörjningen eller andra jämförbara händelser). Part som drabbas av sådan händelse ska utan onödigt dröjsmål meddela den andra Parten därom. Så snart hindret upphör, ska avtalade förpliktelser fullgöras på avtalat sätt.

11.2 Kunden friskriver härmed SIFFROR från allt ansvar för:
    a) konsekvenser som kan uppstå till följd av ändringar i lagstiftningen eller nya tolkningar av denna som sker efter det att SIFFROR har slutfört Uppdraget, eller en relevant del därav;
    b) SIFFRORs slutsatser eller rekommendationer som has baserats på felaktig eller bristfällig information från Kunden eller tredje man som Kunden anvisat;
    c) förlust av produktion, utebliven vinst, eller någon annan form av indirekt skada eller följdskada, oavsett dess natur eller orsak, i den utsträckning tillämplig lag tillåter;
    d) eventuella skador som kan uppstå till följd av att Kunden förlitar sig på ett av SIFFROR tillhandahållet utkast;
    e) förseningar och extra kostnader (inklusive ökade arvoden eller andra merkostnader) som beror på att Kunden, eller en tredje part som Kunden har hänvisat till, inte tillhandahåller nödvändig information eller material i tid eller underlåter att vidta åtgärder som behövs för att genomföra Uppdraget; och
    f) förluster, förseningar, avbrott, dataförlust eller andra skador som orsakas direkt eller indirekt av tredjepartstjänster som SIFFROR använder för att tillhandahålla sina tjänster och utföra Uppdraget (exempelvis Fortnox). Trots noggrant urval av tredjepartstjänster, har SIFFROR ingen kontroll över dessa. Kunden är medveten om att det kan hända att en tredjepartstjänst blir otillgänglig eller drabbas av tekniska problem under en viss tid inom avtalstiden.

11.3 SIFFROR ersätter endast Kunden för styrkta och skäliga kostnader som uppkommit som en direkt följd av vårdslöshet från SIFFRORs sida. Kunden har dock inte rätt till ersättning från SIFFROR för indirekta kostnader, skador eller förluster, såsom t.ex. utebliven vinst eller andra följdskador, såvida inte SIFFROR har handlat uppsåtligt eller grovt vårdslöst.

11.4 Oaktat ovan angiven bestämmelse, är SIFFRORs totala ersättningsskyldighet gentemot Kunden under varje tolvmånadersperiod begränsad till ett belopp motsvarande ett (1) av vid var tid gällande prisbasbeloppet enligt Socialförsäkringsbalken (2010:110).

11.5 Kunden är skyldig att framställa krav på ersättning till SIFFROR inom tre (3) månader efter det att skadan upptäckts eller borde ha upptäckts. Om Kunden inte gör detta förlorar Kunden rätten att göra kravet gällande.

12. REKLAMATION

12.1 Kunden ska utan dröjsmål, dock senast inom tre (3) månader, via e-post till SIFFROR reklamera sådana fel eller brister i utförandet av Uppdraget eller en del av Uppdraget som Kunden upptäcker eller bort upptäcka. Kunden ska i sin reklamation tydligt specificera felets eller bristens art samt dess omfattning.

12.2 Efter att en reklamationen inkommit, ska SIFFROR ges möjlighet att inom skälig tid avhjälpa felet eller bristen, om så är möjligt, innan Kunden kräver ersättning eller andra påföljder. Kundens rätt till skadestånd eller avhjälpande enligt detta avsnitt förfaller om reklamationen inte görs inom ovan angiven tidsram.

12.3 Kunden får inte hålla inne belopp som inte direkt relaterar till det reklamerade arbetet eller på annat sätt underlåta att uppfylla sina förpliktelser och åtaganden enligt avtalet.

13. ELEKTRONISK KOMMUNIKATION OCH MEDDELANDEN

13.1 Överföring av information mellan Parterna via elektroniska medel (såsom via internet) kan inte garanteras vara säker eller fri från virus eller fel. Parterna är medvetna om riskerna med elektronisk kommunikation. Trots detta accepterar Parterna riskerna och godkänner elektronisk kommunikation dem emellan. SIFFROR skickar löpande mejlutskick till Kundens angivna e-postadress för att informera om viktiga händelser och annan relevant information och nödvändig kommunikation.

13.2 Samtliga meddelanden som ska ske skriftligen enligt Avtalet ska meddelas genom e-post till Parternas i avtalet angivna adresser eller senare uppdaterade adresser. Adressändring ska meddelas Part skriftligen på sätt som föreskrivs i denna bestämmelse. Meddelandet ska anses ha kommit mottagaren tillhanda när det har avsänts till mottagarens e–postadress, förutsatt att avsändande part inte erhåller något besked om fel vid avsändandet.

14. ÄNDRINGAR

14.1 SIFFROR förbehåller sig rätten att när som helst ändra Avtalets villkor. Ändringar meddelas Kunden på det sätt SIFFROR bestämmer lämpligt, vilket kan inkludera e-post eller en notifikation på SIFFRORs webbplats under fliken ”Aktuell information” inom kundportalen (dvs. de interna sidorna) som Kunden har tillgång till, minst tio (10) kalenderdagar innan villkorsändringarna träder i kraft. Ändringar som föranleds av lag, förordning eller myndighetsbeslut kan dock träda i kraft omedelbart. Kunden ansvarar för att hålla sig uppdaterad om de aktuella avtalsvillkoren. Om Kunden godkänner villkorsändringarna behöver Kunden inte vidta någon särskild åtgärd. Genom att fortsätta nyttja SIFFRORs tjänster efter att de nya villkoren har trätt i kraft, omfattas Kunden automatiskt av de nya villkoren. Om Kunden däremot inte godkänner villkorsändringarna, ska Kunden säga upp Avtalet och Uppdraget till upphörande innan de träder i kraft.

14.2 Den vid var tid aktuella versionen av avtalsvillkoren finns alltid tillgänglig via SIFFRORs webbplats: www.siffror.se/avtal.

15. ÖVRIGA BESTÄMMELSER

15.1 Bestämmelses ogiltighet: Om någon bestämmelse i Avtalet helt eller delvis skulle befinnas icke verkställbar eller ogiltig av svensk allmän domstol, ska detta inte innebära att avtalsvillkoren i sin helhet är ogiltiga. I stället ska, om ogiltigheten påverkar en Parts rättigheter eller skyldigheter, skälig jämkning ske.

15.2 Bestämmelses överlevnad: Bestämmelser avseende bland annat sekretess, immateriella rättigheter, tillämplig lag, tvistelösning och eventuella övriga bestämmelser som uttryckligen eller med hänsyn till dess karaktär är avsedda att gälla även efter Avtalets upphörande, ska fortsätta att vara bindande mellan Parterna även efter det att Avtalet har upphört.

15.3 Överlåtelse: Avtalet får inte överlåtas till tredje part, utan båda Parternas föregående skriftliga godkännande.

16. TILLÄMLIG LAG OCH TVISTELÖSNING

16.1 Avtalet ska tolkas och tillämpas i enlighet med svensk lag. Tvister med anledning av Uppdraget ska avgöras av svensk allmän domstol i Stockholm.

Tidigare avtalsversionen hittar du här.